Recentemente, os conceitos de Agile e Activity Based Working estão ganhando cada vez mais popularidade, e muitas empresas já estão considerando a possibilidade de implementá-los em seus escritórios, mas estão passando por algumas dificuldades. Muitas vezes, a administração é incapaz de fazer essas mudanças, temendo enfrentar a insatisfação dos funcionários e uma queda em sua produtividade.
Denis Chernichkin, diretor da Haworth Business Interiors, contou-nos porque uma mudança no conceito de interior de um escritório pode afetar negativamente o trabalho da empresa e o que deve ser levado em consideração para organizar o espaço da forma mais eficiente possível.
Quais são as principais dificuldades na implementação de projetos como Agile e Activity Based Working?
- Escritórios implementados de acordo com estes conceitos, em primeiro lugar, pressupõem a presença de muitas áreas funcionais diferentes que um funcionário pode escolher à sua escolha, dependendo da tarefa específica e do tipo de atividade. Essa diversidade dá tanta liberdade de ação ao planejar um escritório que as pessoas responsáveis por isso às vezes não têm ideia de por onde começar, no que se concentrar, ou não decidem sobre mudanças significativas e, se o fizerem, não podem formular claramente o tarefa e explicar aos arquitetos qual resultado deve ser alcançado. Normalmente, as formulações são muito abstratas, baseadas em sentimentos e tendências, em vez de fatos e estatísticas concretos. Esses desejos estão longe de ser um trabalho técnico significativo, estruturado e de alta qualidade, que reflita os requisitos de um espaço eficiente hoje e à distância de três a cinco anos para uma determinada empresa. O resultado pode ser inadequado às expectativas do cliente.
Muitas vezes, as empresas, não entendendo exatamente o que desejam obter, passam a copiar as ideias dos escritórios existentes sem se adaptar às suas próprias necessidades e implementá-las em um espaço completamente diferente, em condições diferentes, em outras equipes que fundamentalmente não estão preparadas para aceitá-las. conceitos. Como resultado, isso leva a uma diminuição significativa da produtividade.
Apesar de essas dificuldades serem mais inerentes à transição para os conceitos de Agile e Activity Based Working, elas podem surgir na criação de qualquer espaço. Obviamente, é mais fácil criar um escritório padrão de “espaço aberto”, onde soluções do mesmo tipo são freqüentemente usadas, mas também surgem dificuldades em formular os requisitos para um espaço efetivo nesses casos.
Como você define um espaço de escritório eficaz?
- Este é um espaço que aproxima as pessoas e onde elas são mais produtivas e eficientes. É este o ambiente em que as equipas de trabalho ou os especialistas individuais podem maximizar o seu potencial, quando o espaço envolvente não os impede, mas ajuda. E como cada equipe e cada especialista possuem características individuais, o espaço efetivo é único para cada organização individual. Não existe um cenário único ou resposta correta, pois muito depende dos objetivos da empresa. Para alguns, no momento, é importante reduzir custos, reduzir metros quadrados por pessoa, para outros - criar um novo produto ou trazer uma nova tecnologia para o mercado, para alguém - aumentar a satisfação do cliente e a qualidade do serviço. Às vezes, essas tarefas estão em conflito. Portanto, cada empresa deve determinar quais são seus objetivos, os critérios de sucesso e como alcançá-lo, e como o espaço pode ajudar no cumprimento dessas tarefas.
Eu sugeriria começar identificando um parâmetro muito importante - a cultura organizacional. É ela quem distingue as empresas umas das outras. Esta é uma característica de extrema importância e muitas vezes subestimada em nosso mercado, embora sua importância seja reconhecida mundialmente. Conhecer e compreender a cultura da sua empresa facilita a determinação do espaço de que ela necessita.
Como a cultura pode estar relacionada ao espaço?
- A cultura afeta literalmente todos os aspectos das atividades de uma organização, incluindo gestão, processos de negócios, produtos criados, atração e retenção de funcionários, sistema de tomada de decisão, reputação e muito mais. Ele cria uma sensação de segurança, compromisso com a empresa e influencia a satisfação e a produtividade dos funcionários. Portanto, muitas vezes é visto como um ativo completo e muito importante da organização.
Normalmente, a cultura de uma empresa está associada a coisas formais, como valores corporativos, padrões de trabalho, códigos de conduta - os chamados fatores visíveis. Mas também existem fatores invisíveis que determinam as regras e hábitos tácitos das pessoas. Nesta área, o espaço de trabalho também desempenha um papel importante, incluindo soluções de arquitetura, interiores e móveis. Ou seja, o espaço de trabalho é uma parte importante da cultura organizacional e deve corresponder a ela. É como uma peça de um quebra-cabeça tirada de outro conjunto - não apenas não caberá nos elementos vizinhos, mas também arruinará todo o quadro. É o mesmo com o espaço. De muitas maneiras, ele molda a forma como o funcionário trabalha, portanto, se o espaço não se adequar à cultura atual, as pessoas trabalharão contra os valores da empresa.
Acontece que se você mover um funcionário de um escritório para outro que seja visivelmente diferente do anterior, ele trabalhará de forma diferente?
- Certamente. Claro, essa mudança nem sempre será tão chamativa, mas a questão é que o tipo de espaço, as funções disponíveis nele e a cultura organizacional em geral determinam como uma pessoa aborda as tarefas, interage com os colegas e toma decisões. Afinal, mesmo que normalmente não pensemos nisso, a influência da cultura em nosso comportamento é muito grande. Vale a pena mudar de lugar, e já inconscientemente nos comportamos de forma diferente.
Gosto do ditado de Winston Churchill: "Primeiro, definimos a forma de nossos edifícios e, em seguida, nossos edifícios determinam a forma de nosso comportamento." E realmente é. Tome, por exemplo, para comparação, o comportamento de pessoas fora do escritório - em um restaurante caro e em um pub normal. No primeiro caso, tentamos igualar o nível - um estilo formal de vestir, um tom calmo, muitas vezes uma conversa sobre temas intelectuais. Mas imagine que estamos em um bar - nosso comportamento será mais livre e informal. O mesmo acontece nos escritórios - o espaço afeta diretamente o comportamento e o estilo de trabalho dos colaboradores.
E se os funcionários não gostarem do espaço em que trabalham? Como isso os afetará?
- Esta é uma questão extremamente importante. A insatisfação dos funcionários com o espaço do escritório, onde, por exemplo, é impossível encontrar uma área funcional confortável adequada para uma tarefa específica, ou onde existem muitas distrações incômodas, cria um efeito negativo significativo. Mas, infelizmente, os funcionários não podem alterar o espaço existente por conta própria. Tal autoridade recai sobre os profissionais responsáveis pela criação do interior do escritório, que devem levar em consideração as características culturais da organização para criar o ambiente mais confortável. Além disso, devido aos diferentes tipos de atividades dos departamentos dentro de uma organização, existem as chamadas subculturas, que também devem ser levadas em consideração ao projetar.
Todos nós sabemos que a arquitetura de diferentes países e cidades é diferente umas das outras, reflete características culturais e cria uma atmosfera única. No escritório, tudo é igual - o design e a arquitetura do espaço de escritório devem refletir a individualidade da organização e suas divisões.
Como você pode definir sua cultura organizacional e entender qual espaço é mais adequado para ela?
- Na verdade, é muito simples. Há uma classificação baseada em 25 anos de pesquisa dos professores Cameron e Quinn da Universidade de Michigan chamada "Valores Competitivos". Os cientistas identificaram quatro valores dominantes nas empresas: Cooperação, Rivalidade, Criação e Controle. Cada valor está associado a um conjunto de características do espaço de trabalho que maximiza seu suporte. A propósito, este modelo foi reconhecido por muitos especialistas como muito eficaz e entrou no top 50 das melhores ferramentas de negócios da história, de acordo com a classificação do Financial Times.
Por exemplo, vamos dar uma olhada em empresas onde o valor de Controle predomina. Para essas organizações, a chave é fazer o trabalho “direito”. Eles são caracterizados por uma estrutura organizacional clara, hierarquia, controle estrito, uma abundância de protocolos e procedimentos e interação formal dos funcionários. Na maioria das vezes, trata-se de grandes corporações burocráticas e agências governamentais, bem como departamentos financeiros e jurídicos. O espaço, neste caso, deve ser caracterizado por uma disposição ordenada e compreensível dos locais de trabalho, manter a hierarquia e o status, ser equipado com divisórias altas e áreas especialmente designadas para interação, em vez disso, salas de reuniões separadas. Os locais de trabalho são geralmente isolados, rigidamente divididos em departamentos próximos ao chefe, cores conservadoras são freqüentemente usadas no interior.
Para comparação, vamos usar o valor oposto "Criação". As empresas dominadas por este valor são caracterizadas pelo desejo de fazer um produto ou serviço em primeiro lugar, elas se concentram na inovação, no pensamento out-of-the-box, no desejo de se tornarem líderes através de novos desenvolvimentos e liberação mais rápida para o mercado de uma oferta única. Esse tipo é frequentemente associado a empresas de TI, bem como agências de marketing criativo, mas, na verdade, quase qualquer empresa que cria seu próprio produto tem esse valor, especialmente se estiver em uma posição de liderança em seu setor. Para tais empresas, é extremamente importante poder realizar discussões em grupo, brainstorms, reuniões, compartilhar informalmente suas ideias com colegas a qualquer momento. Portanto, este tipo de organização requer muitos locais diferentes para o trabalho focado no indivíduo, bem como para a interação coletiva e encontros espontâneos, grandes superfícies para exibição visual de informações, espaços mais amplos com uma boa perspectiva, pois promove a imaginação, mais complexos e layout orgânico, falta de uniformidade no design e repetição, soluções inspiradoras de interiores, menos restrições e mais liberdade, e muitas áreas diferentes para criatividade com boa acústica, porque o processo criativo é facilmente destruído.
Mas o mais importante a lembrar é que toda empresa sempre combina os quatro valores. Via de regra, duas delas dominam, mas, em todo caso, a cultura organizacional de cada empresa é uma combinação única de todos esses valores, que estão presentes em certas proporções. Portanto, você não encontrará empresas com a mesma cultura. Conhecendo sua própria cultura organizacional, entendendo o equilíbrio dos valores-chave, você pode ter uma ideia clara de qual espaço é necessário para cada departamento específico e para a empresa como um todo.
Como exatamente você pode identificar a cultura de uma empresa?
- Uma abordagem científica abrangente é necessária para um diagnóstico claro da cultura organizacional da empresa e de suas divisões. Nós da HAWORTH temos nossa própria metodologia patenteada CultureLENS ™ para fazer esse tipo de pesquisa. Graças à tecnologia da informática, todos os funcionários podem participar deste estudo, respondendo remotamente a perguntas para analisar a cultura organizacional atual. Os altos gerentes respondem a perguntas adicionais que ajudam a determinar a cultura organizacional preferida que eles gostariam de ver em sua empresa em 2 a 3 anos. Todas as respostas são processadas por um computador, permitindo que especialistas em escritórios e estrategistas tirem conclusões e recomendações individuais para o cliente. Por exemplo, comparar a cultura atual e a preferida pode ajudá-lo a entender em que direção tomar e quais mudanças precisam ser implementadas no espaço do escritório para alcançar os resultados desejados sem causar rejeição e resistência da equipe.
Entendo corretamente que os resultados do estudo da cultura organizacional constituem a base dos termos de referência para a concepção do escritório? Os clientes precisam fornecer algo mais?
- Sim, o resultado do estudo é um relatório detalhado, que é um brief de projeto, um termo de referência detalhado para a criação de um futuro escritório com exemplos de soluções espaciais que irão apoiar a cultura organizacional preferida da empresa estudada. Mas falei sobre apenas uma ferramenta, embora fundamental. Além da cultura organizacional, é importante compreender outras características individuais da organização - estilos de trabalho existentes, tipos de interação entre departamentos e funcionários, estatísticas sobre o uso de locais de trabalho e lugares comuns, satisfação pessoal com o ambiente de trabalho atual, etc. Há pesquisas adicionais para ajudar as empresas a identificar todos esses recursos.
Para finalizar, gostaria de enfatizar mais uma vez que cada empresa, ao projetar um novo escritório ou realizar reformas em um escritório existente, deve analisar cuidadosamente a si mesma e às suas necessidades. É possível que esta organização não precise mudar para Agile ou Trabalho baseado em atividades. Ninguém tem a tarefa de seguir a moda ou estar na moda, nossa responsabilidade é criar o espaço certo que aumente a produtividade, a satisfação e o comprometimento dos funcionários. Afinal, as pessoas são o principal ativo de qualquer empresa.
