Na última década, o domínio dos espaços abertos em escritórios modernos tornou-se mais pronunciado, deslocando outros tipos de organização espacial. Embora o espaço aberto melhore as interações dos funcionários e reduza os custos imobiliários, também torna mais difícil focar e se concentrar no trabalho, o que afeta negativamente a produtividade e pode, em última instância, superar os benefícios.
É claro que praticamente qualquer escritório deve ter áreas de comunicação abertas que aumentem a frequência e a eficiência das interações dos funcionários e aumentem a probabilidade de inovação. No entanto, essas áreas criam interferência visual e sonora em espaços abertos que interferem na concentração, e o trabalho que exige concentração é tão importante quanto o trabalho em equipe. Portanto, vale a pena descobrir o que exatamente afeta a concentração, como você pode evitar perdê-la e também como combinar com competência áreas abertas com áreas de trabalho focado.
Todo mundo conhece o problema do ruído e da perda de concentração em espaços abertos, mas, infelizmente, poucos estão seriamente preocupados com esse assunto. Talvez porque o som não pode ser visto, subestimamos seu significado. Por exemplo, se ocorresse um vazamento no escritório, embora não fosse muito grave, o pessoal responsável começaria imediatamente a consertá-lo. “Vazamentos” sonoros podem ser tão prejudiciais para o trabalho de escritório, mas por algum motivo ignoramos facilmente esse problema, ao contrário de um carpete molhado.
De acordo com o Haworth Research Center, em média, os funcionários perdem 28% do seu tempo de trabalho devido a distrações no escritório. Como resultado, eles têm que começar sua jornada de trabalho cedo ou ficar até tarde para completar todas as tarefas que requerem silêncio e concentração. Este problema está longe de ser novo. Os trabalhadores de escritório muitas vezes precisam de lugares para se retirar e se concentrar e, infelizmente, esse fator é o menos levado em consideração em espaços de trabalho abertos. De acordo com as estatísticas do estudo, mais da metade dos funcionários acredita que é difícil se concentrar no escritório, por isso perdem muito tempo.
Além da confusão visual e da poluição sonora que os funcionários devem enfrentar em escritórios de plano aberto, eles são bombardeados com distrações, como e-mails, smartphones zumbindo e mensagens pop-up. Um excesso de informações das comunicações móveis e da Internet contínuas "paralisa-os", deixando menos tempo para se concentrar no trabalho e na resolução de problemas atípicos. O cérebro humano funciona da mesma maneira que há mil anos, mas agora temos todas essas tecnologias, e nossa biologia não acompanhou seu desenvolvimento. A sobrecarga de informações rapidamente se tornou uma grande tendência negativa no mercado de capital humano.
Perda de concentração
Enquanto trabalha em uma tarefa, uma pessoa pode se concentrar de tal forma que perceberá apenas as informações que considera importantes, ignorando todo o resto. Esta é uma habilidade incrível do cérebro humano. No entanto, quando surgem várias distrações, a atenção geralmente muda da tarefa em questão para a menos importante.
É importante observar que as distrações podem ser divididas em dois tipos: internas e externas. E, de acordo com o estudo, leva em média 23 minutos para que os funcionários voltem a se concentrar e voltem ao trabalho interrompidos por distrações externas. Curiosamente, ao fazer isso, eles se concentram em pelo menos duas outras tarefas antes de retornar à que estavam fazendo antes.
Fatores internos são, via de regra, pensamentos ou experiências pessoais não diretamente relacionadas ao trabalho, por exemplo, o que comer no almoço ou o que resta para a noite. Voltar ao trabalho, distraído por fatores internos, como se viu, é um pouco mais difícil e leva cerca de 30-35 minutos. Assim, gastamos muito esforço cognitivo controlando nossos próprios pensamentos que nos distraem. Portanto, é tão importante minimizar o efeito dos fatores externos - afinal, quanto mais esforço é necessário para lidar com os fatores externos, mais frequentemente a pessoa se distrairá e mais tempo será desperdiçado.
Quanto mais multitarefa, menor será a eficiência
O cérebro humano não é capaz de processar informações da mesma forma que um computador, que pode realizar vários processos ao mesmo tempo. As pessoas tendem a estar mais em uma sequência de ações. Quando tentamos realizar duas ou mais tarefas, muitas vezes sentimos como se estivéssemos fazendo tudo de uma vez. Na realidade, alternando entre tarefas, perdemos muito tempo e, quanto mais tempo são concluídas, mais perdemos a concentração e mais erros cometemos. Muitos até se referem à multitarefa como outra forma de distração, já que várias tarefas tendem a distrair a atenção entre elas.
Por exemplo, temos a tarefa de encher vários copos de uma garrafa de água. Não podemos enchê-los ao mesmo tempo, então ou os enchemos completamente um de cada vez, ou aos poucos, voltando aos copos vazios repetidamente. No primeiro caso, obviamente, lidaremos com mais rapidez e eficiência, enquanto no segundo caso, o processo será mais demorado, enquanto podemos derramar mais água pelos copos. E quanto mais copos, mais tempo demorará o processo e mais água derramaremos.
A tecnologia pode ser especialmente desafiadora durante a multitarefa, porque com todas as distrações, estamos em um estado de preparação para sermos distraídos, e a maioria das pessoas simplesmente não lida bem com a multitarefa. Portanto, ao nos concentrarmos em uma atividade, trabalhamos de forma mais produtiva. Especialmente no estado de "fluxo".
Entre na corrente
Flow é um conceito em psicologia desenvolvido pelo psicólogo húngaro Mihai Csikszentmihalyi na década de 1970. Este termo se refere a um estado mental no qual uma pessoa está totalmente envolvida em uma determinada atividade, motivada, cheia de energia e muitas vezes perde a noção do tempo. Dessa forma, ele trabalha não apenas de forma mais produtiva, mas também de forma mais criativa.
Distrações externas podem interferir no foco, mas têm pouco ou nenhum efeito sobre aqueles no estado de "fluxo". Por exemplo, a música no escritório pode ser percebida como uma distração por um e quase despercebida por outro, embora ambos estejam focados na mesma tarefa. Isso pode significar que o segundo já entrou no estado de "fluxo", enquanto o outro está apenas tentando fazê-lo, mas fatores externos interferem nele.
Por outro lado, os estímulos externos não precisam ser distrações, mas, pelo contrário, podem ser úteis para realizar o trabalho. Às vezes é necessário entender e avaliar a situação externa e o meio ambiente. Essa consciência situacional pode ser útil para certas atividades. Por exemplo, ao dirigir, uma pessoa está focada, enquanto ela precisa avaliar vários fatores situacionais: a estrada, semáforos, outros usuários da estrada.
O trabalho produtivo de escritório requer consciência situacional e entrada em um estado “fluido”. Infelizmente, é impossível estar nos dois estados ao mesmo tempo, portanto, levando em consideração as tarefas atuais, as circunstâncias e os fatores internos e externos, os funcionários devem alternar entre eles. E o espaço dos escritórios deve apoiar o trabalho em cada um desses estados.
Projeto de área de trabalho de concentração
As distrações não irão embora, mas o espaço do escritório deve manter o foco no trabalho, em vez de criar novas barreiras para alcançar um estado de “fluxo”.
As necessidades de trabalho dos funcionários mudam ao longo do dia, dependendo da tarefa. Por exemplo, primeiro você precisa classificar sua correspondência, fazer várias ligações e, em seguida, preparar-se para uma reunião, discutir tarefas com colegas e, em seguida, preparar uma oferta comercial. Somente com uma abordagem integrada de design você pode criar um espaço adequado para todas as atividades listadas.
Esta abordagem holística para organizar o espaço do escritório abrange cinco princípios: diversidade, escolha, controle, reconhecimento e reposição.
Diversidade. Não escolha entre áreas abertas e privadas, você precisa fornecer aos funcionários as duas, e também dar a eles a oportunidade de escolher o espaço adequado para cada tarefa. O trabalho que requer concentração pode ser realizado em qualquer área: alguém se sente mais confortável em um espaço aberto ao som de um zumbido de escritório, enquanto alguém precisa de silêncio total em um local isolado. O principal é que os dois tipos de espaço são apresentados no escritório.
Escolha. Confie em seus funcionários para escolher onde, como e quando farão seu trabalho. E eles próprios serão capazes de encontrar as condições nas quais serão mais produtivos.
O controle. Dê aos funcionários o controle de seu local de trabalho. Se você decidir tudo por eles, então há uma grande probabilidade de se enganar com suas preferências. Por exemplo, ao decidir eliminar a interferência de ruído entre os funcionários e isolá-los das áreas comuns, as empresas podem degradar significativamente a interação dos colegas. Em vez disso, dê aos funcionários a capacidade de regular a privacidade de seu local de trabalho, a frequência de interação com os colegas, bem como o conjunto de acessórios, o nível de luz, temperatura, etc. A própria percepção de que podem controlar seu espaço de trabalho pode compensar alguns dos efeitos negativos das distrações.
Reconhecimento. Ir do ponto A ao ponto B e depois ao ponto C deve ser fácil. Layouts claros e simples permitem que as pessoas naveguem rapidamente no espaço e evitem situações embaraçosas e perda de tempo. Um layout verdadeiramente compreensível permite que um funcionário imagine mentalmente um mapa do escritório, encontre colegas nele e compreenda intuitivamente o propósito de cada zona. Quando você delineia claramente as áreas funcionais, não sobrecarrega os processos cognitivos dos funcionários com pensamentos desnecessários, e eles estão imediatamente prontos para direcionar sua energia para a conclusão de tarefas, em vez de tentar navegar no espaço.
Reabastecimento de forças. Dê aos funcionários tempo e espaço para intervalos. Quando nos concentramos no trabalho por muito tempo, muita energia é gasta e o corpo se cansa mais rápido. Nossos cérebros fazem coisas realmente incríveis, permitindo que nos concentremos em algo por um longo tempo, sem prestar atenção às distrações. Portanto, "recarregar" após tal atividade é simplesmente necessário. Uma opção para recarregar suas energias é curtir a vista da janela enquanto faz uma pequena pausa do trabalho, e qualquer empresa deve oferecer essa oportunidade. Você também pode fazer pequenas pausas durante o dia para fazer um lanche ou conversar com colegas em áreas informais. Uma ou duas pausas mais longas, como ir à academia ou caminhar fora do escritório, podem fornecer o reforço de energia necessário para uma sessão de trabalho mais longa. É importante fornecer essas opções aos funcionários para que estejam sempre energizados para trabalhar com concentração.
O problema da concentração nos escritórios russos
Denis Chernichkin, Diretor da Haworth Business Interiors, fez seus comentários sobre este estudo e os correlacionou com a realidade russa.
“O problema de concentração em espaços abertos na Rússia não é menos urgente do que no Ocidente. Eu diria mesmo que o problema é ainda mais agudo. O fato é que, por exemplo, as empresas americanas, em sua maioria, estão se movendo com muito cuidado para abrir espaços e usá-los apenas para divisões ou zonas específicas. Nos escritórios russos, essa transição se tornou mais nítida e direta, sem levar em conta as especificidades das atividades dos funcionários e seus estilos de trabalho. Além disso, muitas vezes, em numerosas filas de "bancos" monótonos, praticamente não existem delimitações ou barreiras acústicas. Por que o ruído e outras distrações atingem níveis críticos. Isso é confirmado por nossa pesquisa sobre Ideação em escritórios russos, como resultado, recebemos a confirmação constante de que em quase todas as empresas a principal reclamação dos funcionários é a falta de privacidade e a incapacidade de concentração.
Para que os funcionários se concentrem em suas tarefas, o espaço de trabalho deve fornecer áreas claramente definidas para o trabalho em equipe, individual e focado. Essas zonas não devem competir, mas se complementar. A maior variedade e disponibilidade deste ou daquele espaço permite que os funcionários utilizem o ambiente mais adequado para a tarefa atual e não distraiam os vizinhos, além de aliviar a monotonia enfadonha de repetir fileiras em espaços abertos, melhorando o conforto acústico.
E, claro, é extremamente importante treinar os funcionários sobre o uso correto do espaço. É necessário envolver as pessoas no processo de mudança desde o início, pois é muito mais fácil implementar as ideias recebidas através da comunicação com os colegas, e não impor os outros. As empresas precisam reforçar o novo comportamento por meio de uma estratégia de mudança, comunicação e treinamento bem articulados. Nesse caso, eles não encontrarão resistência dos funcionários e a eficácia das inovações será a mais alta possível. Baseado na pesquisa da Haworth
